Informatie voor Bedrijven
Controles
Goed presterende bedrijven krijgen minder inspectiebezoeken
Inspecties hebben grofweg gezegd twee doelen: het signaleren van tekortkomingen om deze zo snel mogelijk op te lossen (handhaven) en voorkomen dat er overtredingen plaatsvinden (preventie). Vaak controleren meerdere inspecteurs elk vanuit verschillende invalshoeken (bijvoorbeeld brandveiligheid, milieuveiligheid en arbo) bij hetzelfde bedrijf.
Er zijn verschillende manieren om toezicht uit te voeren, zodat de ondernemer minder toezichtslast ervaart en zich meer bewust wordt van de regelgeving om zo boetes te voorkomen.
U vindt onderstaand een overzicht van mogelijke toezicht dat bij u kan plaatsvinden, mede afhankelijk van de vestiging en aard van uw bedrijf.
Selectief toezicht
Wat houdt het in?
Ondernemers uit bepaalde branches kunnen een deel van de inspectiewerkzaamheden zelf uitvoeren door zichzelf te controleren op de naleving van regelgeving. Ze kunnen daarbij gebruik maken van een checklist met controle-items. Zijn er tekortkomingen, dan kan worden aangeven hoe deze worden verholpen.
Ondernemers die de checklist naar de gemeente opsturen, worden steekproefsgewijs geïnspecteerd door de gemeente. Voor branches die geen gebruik maken van de checklist, blijft de reguliere inspectiefrequentie van toepassing.
Wat levert het op?
Zelfcontroles leveren een tijdsbesparing op voor zowel ondernemers als voor gemeenten. Het aantal inspecties wordt teruggebracht doordat gemeenten vertrouwen op de ingevulde checklists en alleen nog steekproefsgewijs inspecteren. Daarnaast worden ondernemers meer bewust van de regelgeving en kunnen boetes worden voorkomen.
Wat zijn de ervaringen?
Ondernemers zijn nagenoeg evenveel tijd kwijt met een zelfcontrole als met een bezoek van inspecteurs (circa 1 uur). De tijdsbesteding voor het invullen van de checklist neemt af naarmate een ondernemer hier meer ervaring mee krijgt.
Transparant toezicht
Wat houdt het in?
Voorafgaand aan de start van een bedrijf vindt een een vooroverleg plaats met de ondernemer. Tijdens dit gesprek wordt doorgenomen aan welke eisen moet worden voldaan bijvoorbeeld over de wijze waarop brandveiligheid zelf kan worden gecontroleerd. Op deze manier kunnen allerlei problemen bij de handhaving voorkomen worden. Een ondernemer weet nu vooraf waar hij aan toe is en wat hij tijdens controles kan verwachten.
Wat levert het op?
Het leidt tot een beter nalevingsniveau en voorkomt problemen of verschil van inzichten tussen inspecteurs en de ondernemer.
Hercontrolekaarten
Wat houdt het in?
Als tijdens een inspectie een tekortkoming wordt geconstateerd, volgt vaak standaard een hercontrole. Dit betekent dat zowel de inspecteur als de ondernemer twee keer tijd moeten besteden aan een controle ter plaatse. De ervaring leert dat tijdens deze hercontroles nagenoeg alle tekortkomingen zijn opgelost.
Daarbij kan gebruik worden gemaakt van een hercontrolekaart. Op deze kaarten kunnen ondernemers aangeven of zij alle geconstateerde tekortkomingen hebben opgelost. Na ondertekening wordt de hercontrolekaart naar de gemeente gestuurd. Als een ondernemer de kaart niet terugstuurt, wordt standaard een hercontrole uitgevoerd. Bij de antwoordkaarten worden steekproefsgewijs hercontroles uitgevoerd.
Wat levert het op?
Zowel de ondernemer als de inspecteur hoeft minder tijd te besteden aan hercontroles. De inspecteur vertrouwt erop dat de ondernemer de hercontrolekaart naar waarheid heeft ingevuld en voert alleen steekproefgewijs hercontroles uit. De ondernemer vertrouwt erop dat de eigen verantwoordelijkheid wordt gewaardeerd en dat niet meer standaard een hercontrole ter plaatse wordt uitgevoerd.
Wat zijn de ervaringen?
De ervaringen zijn zeer positief doordat er minder toezichtlasten zijn voor het bedrijfsleven en minder inspectiecapaciteit nodig is voor de overheid.
Risicogestuurd toezicht
Wat houdt het in?
Bijna iedere bedrijf heeft milieubelastende activiteiten. De omvang en risico’s van deze activiteiten verschillen per branche. Zo zijn de activiteiten die in een kantoorpand worden uitgevoerd vaak minder milieubelastend dan die bijvoorbeeld in een garagebedrijf.
Bij risicogestuurd toezicht wordt de inspectiecapaciteit vooral ingezet bij bedrijven die relatief grote risico’s vormen en ondernemers die regelgeving relatief slecht naleven. Toezicht houden draagt hierdoor bij aan een veiliger samenleving. Bedrijven met weinig milieurisico’s kunnen bij milieucontroles worden ontzien. Om die reden kunnen bedrijven worden ingedeeld in categorieën.
De categorie waarin een bedrijf wordt geplaatst, is bij risicogestuurd toezicht afhankelijk van
a) de mate van milieubelastende activiteiten
b) het naleefgedrag van de ondernemer
c) de effecten (voor de samenleving) indien er iets mis gaat.
Wat levert het op?
Een inspecteur gaat alleen naar een bedrijf waar naar verwachting het naleefgedrag tekort schiet of waar risico’s bestaan. Dit levert besparingen bij het bedrijfsleven en de overheid doordat in totaal minder inspecties worden uitgevoerd.
Wat zijn de ervaringen?
Besparingen door risicogestuurd toezicht zijn in de praktijk zichtbaar. Bedrijven met relatief weinig risico’s worden nagenoeg niet meer geïnspecteerd. Deze vermindering leidt dan ook tot besparingen in de benodigde capaciteit én een vermindering van toezichtlasten.
De tijdsbesteding voor het uitvoeren van milieucontroles kan in een jaar dalen met ongeveer 30%. Uit onderzoek blijkt dat deze manier van werken door ondernemers wordt gewaardeerd: ondernemers zien in dat toezicht zich concentreert op plaatsen waar de meeste effecten te halen zijn.
Taakoverdracht
Wat houdt het in?
Door inspectietaken aan elkaar over te dragen, ervaart het bedrijfsleven minder toezichtslast en daarnaast kunnen inspecteurs hun beschikbare capaciteit effectiever inzetten.
Taakoverdracht betekent dat inspecteurs tijdens één inspectie op meerdere items (bijvoorbeeld zowel brandveiligheid als constructieve veiligheid) controleren. Hierdoor worden twee typen inspecties – die veelal afzonderlijk van elkaar door verschillende inspecteurs worden uitgevoerd – samengevoegd tot één inspectie. Bij taakoverdracht is sprake van één inspecteur.
Wat zijn de ervaringen?
De meeste inspecties worden themagericht uitgevoerd. Daarbij wordt steeds een gespecialiseerde inspecteur ingezet die kennis heeft van andere inspectiethema’s die ook bij het bedrijf aan de orde zijn. Inspecties zijn effectiever doordat op meer aspecten worden gelet en risico’s eerder worden gesignaleerd.
Wat levert het op?
Met taakoverdracht kunnen tekortkomingen bij bedrijven eerder worden geconstateerd en wordt inspectiecapaciteit effectiever ingezet. Inspecteurs focussen zich niet uitsluitend op één item (bijvoorbeeld brandveiligheid), maar op meerdere items. Daarnaast zijn besparingen te realiseren bij ondernemers en bij de overheid omdat het aantal inspecties kan worden teruggebracht doordat een inspecteur meerdere items controleert.
Signaal toezicht
Signaaltoezicht gemeenten en Algemene Inspectiedienst (AID)
Wat houdt het in?
Gemeenten en AID hebben de mogelijkheid om voor elkaar signaaltoezicht te houden. De AID is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van regelgeving bij agrarische bedrijven. Zo zien inspecteurs van de AID toe op een breed scala aan thema’s, waaronder het gebruik van diergeneesmiddelen, het gebruik van gevaarlijke stoffen, de identificatie en registratie van dieren en het gebruik van diervoerders. Gemeenten voeren – vanuit hun verantwoordelijkheid voor uitvoering van de Wet milieubeheer – eveneens inspecties uit bij agrarische bedrijven. Hierbij is op onderdelen sprake van overlap met inspecties van de AID.
Concreet betekent dit dat inspecteurs van de AID tijdens inspecties ook de items (uit de Wet milieubeheer) van de gemeente meenemen en vice versa. Doordat gemeenten door de AID worden geïnformeerd over de uitkomsten van inspecties, blijven zij op de hoogte van de mate waarin agrarische bedrijven de verplichtingen uit de Wet milieubeheer naleven. Inspecteurs hebben de mogelijkheid om op basis van deze informatie alsnog zelf op locatie te inspecteren of (bij tekortkomingen) een hercontrole te doen.
Wat levert het op?
Agrarische bedrijven merken een reductie van de tijdsbesteding voor inspecties: zij hoeven geen tijd meer te besteden aan afzonderlijke inspecties van gemeente én AID.
Wat zijn de ervaringen?
De meerwaarde zit voor een belangrijk deel in het feit dat inspecteurs van de gemeente en AID elkaar kennen. Als bepaalde zaken worden geconstateerd, weten zij elkaar gemakkelijk te vinden. Dit vergroot de effectiviteit van de controles. Tevens blijkt uit onderzoek dat bedrijven een vermindering van toezichtlasten merken doordat één inspecteur meerdere inspectie-items meeneemt.
Integraal handhaven
Ondernemers krijgen één integrale controle in plaats van diverse bezoeken van verschillende instanties. De controleurs kunnen zo direct met elkaar afstemmen en onduidelijkheden of tegenstrijdigheden oplossen. Het kost de ondernemer uiteindelijk minder tijd omdat hij maar één afspraak hoeft te maken. Er wordt één brief met de bevindingen van de controle verstuurd en er is één aanspreekpunt voor de ondernemer namens alle betrokken partijen.